Dokumenty bez tajemnic. Jak poprawnie wypełnić listy obecności, karty pracy

Prowadzenie listy obecności to jeden z najłatwiejszych sposobów zbierania danych na temat obecności w pracy, które stanowią podstawę do prawidłowego ewidencjonowania godzin pracy, co jest o tyle ważne, że ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów.

Lista obecności to bardzo prosty dokument, który zawiera wyłącznie podstawowe informacje. Należą do nich:

• imię i nazwisko pracownika,

• okres, którego dotyczy lista,

• podpis pracownika, stawiany w dniu, w którym jest obecny w pracy,

• podpis przełożonego, który jest potwierdzeniem obecności pracownika.

Dodatkowo na liście obecności można rejestrować czas pracy, wpisując godzinę rozpoczęcia pracy i godzinę zakończenia pracy, odnotowując jednocześnie godziny wynikające zarówno ze spóźnień, jak i z wcześniejszych wyjść. Co ważne, dokumentacja w formie wydrukowanej listy obecności może być prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników, jak i zbiorczo dla całego zespołu lub zmiany.

Lista obecności nie jest dokumentem, który byłby sformalizowany przepisami – pracodawcy mają więc stosunkowo dużo swobody w zakresie jej ostatecznego wyglądu. Częstym błędem jest jednak umieszczanie na liście zbyt wielu informacji.

Warto pamiętać, że w razie nieobecności należy jedynie odnotować jej fakt, bez podawania przyczyny, a więc bez usprawiedliwiania nieobecności. Tego typu dane, podobnie jak inne dane wrażliwe pracowników, powinny się znaleźć w ewidencji czasu pracy, a nie na liście obecności w pracy, która jest jedynie częścią składową wspomnianej ewidencji. Lista obecności jest wyłącznie potwierdzeniem obecności pracownika w danym dniu i dokument ten nie może naruszać przepisów o ochronie danych osobowych.

Lista obecności w pracy – czy jest obowiązkowa?

Choć sposób weryfikacji obecności pracowników w pracy nie został sformalizowany w Kodeksie pracy, to przepisy określają, że pracodawca ma obowiązek dokumentowania tej obecności, a jednocześnie nie precyzują sposobu potwierdzania tej obecności.

Kodeks pracy w art. 149 wskazuje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, jednak szczegóły dokumentacji określone są w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy znajdziemy natomiast w Art. 104 § 1 Kodeksu pracy:

Art. 104 § 1. Kodeksu pracy

Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: [...]

9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Generowanie listy obecności – w jakiej formie należy ją przygotować?

Lista obecności pracowników może przyjąć formę dokumentu drukowanego lub zostać przygotowana w formie elektronicznej, np. za pomocą systemu informatycznego.

W małych firmach niektóre rozwiązania przyjmują uproszczoną formę, a w miejsce papierowej listy pracodawca decyduje się np. na ustne potwierdzenie obecności. Choć takie rozwiązanie ogranicza biurokrację i jest wygodne w codziennej pracy, niesie ze sobą ryzyko nadużyć, ponieważ nie pozostawia żadnego trwałego śladu. Z kolei lista obecności pracownika stanowi fizyczny (lub cyfrowy) dowód stawienia się w pracy, co z pewnością będzie mieć znaczenie w przypadku ewentualnych sporów pracowniczych lub kontroli prowadzonej przez zewnętrzne instytucje.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy pracownika

Choć lista obecności pracowników i ewidencja czasu pracy często bywają ze sobą mylone, pełnią one odmienne funkcje i mają różne znaczenie prawne.

Generowanie listy obecności służy wyłącznie do potwierdzania przyjścia każdego pracownika na teren zakładu pracy w danym dniu – najczęściej w postaci podpisu. Nie zawiera natomiast szczegółowych informacji na temat czasu pracy, nadgodzin, przerw czy momentu zakończenia pracy przez pracownika.

Z kolei ewidencja czasu pracy, zarówno w formie elektronicznej, jak i formie papierowej, to dokument obowiązkowy, który musi być prowadzony zgodnie z regulaminem pracy oraz przepisami. Należy to do podstawowych obowiązków pracodawcy. Ewidencja czasu pracy pracownika powinna zawierać szczegółowe dane dotyczące liczby przepracowanych godzin, pracy w porze nocnej, dyżurów, nadgodzin, urlopów czy zwolnień lekarskich. Jest więc kluczowa z punktu widzenia rozliczania wynagrodzenia oraz przestrzegania przepisów o czasie pracy. W praktyce lista obecności może być jednym z pomocniczych narzędzi przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy pracownika, ale nigdy jej nie zastępuje.

Czy warto prowadzić papierową listę obecności?

Papierowe listy obecności pracowników powoli przechodzą do lamusa, ale w niektórych małych firmach wciąż mogą mieć zastosowanie. W tym przypadku warto wykorzystać przygotowany przez nas darmowy wzór listy obecności.

W pozostałych przypadkach warto rozważyć wprowadzenie w zakładzie pracy ewidencji czasu pracy, która obejmuje też elektroniczne listy obecności pracowników. Ułatwiają one przepływ informacji, eliminują większość błędów ludzkich, zapobiegają nadużyciom ze strony nieuczciwych pracowników i pozwalają dużo sprawniej ewidencjonować czas pracy, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a przy tym są intuicyjne w obsłudze i tym samym nadają się do codziennego użytku.

Oczywiście przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy warto zapoznać się z różnymi rozwiązaniami i wybrać optymalną opcję. Najważniejsze, żeby potwierdzanie obecności pracownika było wygodne, intuicyjne i dokładne.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy (często określana kartą pracy) to dokument prowadzony przez pracodawcę dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Służy ona do rejestrowania informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia czasu pracy – takich jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, urlopy, nieobecności czy dyżury i jest częścią dokumentacji pracowniczej.

W przeciwieństwie do grafiku pracy czy listy obecności, ewidencja dokumentuje rzeczywisty przebieg czasu pracy – a nie planowany rozkład lub samą obecność w firmie. Jej celem jest ochrona praw pracownika oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy.

Wypełnianie kart ewidencji czasu pracy pracownika to obowiązek każdego pracodawcy. Prawidłowe zapisywanie liczby godzin przepracowanych i nadliczbowych oraz oznaczanie zwolnień od pracy to tylko niektóre elementy niezbędne w poprawnie wypełnionej ewidencji czasu pracy. Prowadzisz ewidencję ręcznie w Excelu? Czeka cię więc monitoring, aktualizacja i przechowywanie kilku istotnych obszarów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pamiętaj, by robić to osobno dla każdego pracownika, z którym łączy cię stosunek pracy. Prowadzenie zbiorczej ewidencji czasu pracy na jednym dokumencie, tak jak np. w przypadku listy obecności, nie jest dozwolone.

Obowiązkowe informacje w karcie ewidencji czasu pracy pracownika:

1. Liczba przepracowanych godzin – łączna liczba godzin pracy w każdej dobie pracowniczej, niezależnie od systemu czasu pracy.

2. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – wpisywane codziennie, nawet przy stałych godzinach pracy.

3. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej – liczba godzin pracy w nocy.

4. Liczba godzin nadliczbowych – najlepiej z praktycznym podziałem na:

   • nadgodziny dobowe,

   • nadgodziny średniotygodniowe.

Bieżąca ewidencja nadgodzin stanowi podstawę do prawidłowego rozliczenia nadgodzin dobowych i średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego.

5. Dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielania, wynikające zarówno z harmonogramu czasu pracy, jak i z przepisów (np. święta ustawowe).

6. Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy – np. opieka nad dzieckiem z art. 188, krwiodawstwo, ślub pracownika – z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

7. Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności – np. L4, opieka nad chorym dzieckiem, urlop macierzyński – z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności – każda nieobecność nieuwzględniona w harmonogramie i niezgłoszona lub nieuznana przez pracodawcę musi zostać wykazana jako nieusprawiedliwiona.

9. Czas dyżuru – łączna liczba godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia.

10. Czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

Każdy błąd – np. brak liczby godzin pracy czy poprawnego oznaczenia nadgodzin – może oznaczać naruszenie przepisów prawa pracy i kłopoty przy kontroli PIP. Przy tak wielu elementach wymaganych w ewidencji czasu pracy to spore ryzyko.

Oznaczenia i symbole używane przy wypełnianiu karty ewidencji godzin pracy

Chociaż przepisy prawa pracy nie narzucają jednego, oficjalnego systemu symboli do stosowania w karcie ewidencji, w praktyce kadrowej wykształcił się powszechnie stosowany standard. Używanie skrótów znacząco ułatwi ci prowadzenie czytelnej dokumentacji. Jak wypełniać kartę ewidencji czasu pracy, stosując symbole?

Stwórz własną legendę – niezależnie od tego, jakich symboli używasz, dobrą praktyką jest stworzenie wewnętrznego dokumentu (tzw. legendy), który wyjaśnia stosowane w firmie oznaczenia. Zapewni to spójność i ułatwi pracę w razie zmian kadrowych.

Bądź konsekwentna – używaj tych samych symboli w całej firmie i we wszystkich miesiącach. Unikniesz w ten sposób nieporozumień przy analizie dokumentacji po dłuższym czasie.

Łącz symbole z godzinami – pamiętaj, że jeden dzień nie zawsze musi być opisany jednym symbolem. Jeśli pracownik pracował 4 godziny, a następnie wyszedł na resztę dnia w ramach urlopu, prawidłowy zapis to np. 4 + UW 4h.

Poniżej znajdziesz praktyczny słowniczek najczęściej używanych oznaczeń w ewidencji czasu pracy:

• 8 / 4 /12 – liczba przepracowanych godzin – wpisuje się liczbę faktycznie przepracowanych godzin w danej dobie, np. 8, 4 lub 12 (np. przy zmianach).

• W – dzień wolny – dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (najczęściej sobota).

• N – niedziela/święto – dni ustawowo wolne od pracy, w tym niedziele, jeśli nie są pracujące.

• X – dzień wolny z harmonogramu – gdy dany dzień zgodnie z grafikiem jest wolny i pracownik nie pracuje.

• U / UW – urlop wypoczynkowy – planowany urlop wypoczynkowy.

• UNŻ / UŻ – urlop na żądanie – do wykorzystania w ramach 4 dni w roku kalendarzowym.

• ZO – zwolnienie okolicznościowe – np. ślub, narodziny dziecka, pogrzeb bliskiego.

• UM – urlop macierzyński – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 180 i n.).

• UR – urlop rodzicielski – do 41 tyg. (1 dziecko) lub do 43 tyg. (ciąża mnoga); 9 tyg. jest nieprzenoszalne dla każdego rodzica.

• UO – urlop ojcowski – 14 dni.

• UB – urlop bezpłatny – udzielany na wniosek pracownika.

• CH – zwolnienie lekarskie (chorobowe) – zgodnie ze zwolnieniem lekarskim (L4).

• Op – opieka – opieka z tytułu opieki nad chorym dzieckiem (lub innym chorym członkiem rodziny).

• W5 – wolne za pracę w sobotę – dzień wolny udzielony za pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

• WNŚ – wolne za pracę w niedzielę lub święto – analogicznie – dzień wolny udzielony w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

• NN – nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – brak obecności bez uprzedzenia i bez usprawiedliwienia.

• ZW – zwolnienie od pracy, które nie wymaga późniejszego odpracowania – np. w celu oddania krwi, wezwanie do sądu – zwolnienia z obowiązku pracy bez konieczności odrobienia.

• WP – zwolnienie do odpracowania – np. wyjście w celu załatwienia spraw osobistych za zgodą pracodawcy – odpracowywane w innym terminie.

• Dyż / Dyz – dyżur – godziny dyżuru oraz miejsce jego pełnienia (wpisuje się godziny rozpoczęcia i zakończenia).

• Z – zaległości do odpracowania, np. ujemne saldo w systemie równoważnym – stosowane w systemach elektronicznych.

Ewidencjonowanie godzin pracy pracownika to jeden z kluczowych obowiązków pracodawcy. Prawidłowo wypełniona ewidencja czasu pracy ma fundamentalne znaczeniu przy rozliczaniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dokumentacja ewidencyjna powinna uwzględniać m. in. godzinę rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, liczbę godzin nadliczbowych, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, a także informacje o dniach wolnych. Co ważne, czas pracy musi być wykazywany indywidualnie – prowadzenie zbiorczego dokumentu dotyczącego ewidencjonowania czasu dla wielu osób nie spełnia wymagań prawa. Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco i udostępniona pracownikowi na jego żądanie, a jej brak lub błędy mogą skutkować poważnymi sankcjami. Dla firm szukających praktycznego narzędzia warto rozważyć gotowy wzór ewidencji czasu pracy, najlepiej w wersji elektronicznej, który ogranicza ryzyko pomyłek i wspiera prowadzenie ewidencji zgodnie z przepisami.