Asana w PES: mniej chaosu, więcej kontroli nad tym, co robisz

Szukanie w kilku plikach czy notatkach aktualnego grafiku usług? Przerywanie spotkania w połowie, żeby odebrać telefon od współpracownika, który prosi o przypomnienie jakichś waszych wcześniejszych ustaleń? Gubienie się w zadaniach z różnych obszarów działalności? Czy takie sytuacje zdarzają się w twojej codziennej pracy? Czy brakuje ci jednego miejsca, w którym wszystko widać jak na dłoni? W tym artykule opiszę, jak poradzić sobie z chaosem i ułatwić sobie organizację pracy.

W PES – czy to w dużym zespole, czy w małej organizacji – często działamy w trybie gaszenia pożarów, a równolegle prowadzimy kilka projektów, koordynujemy usługi i reagujemy na niespodziewane sytuacje. Nasza codzienność to nieustanne żonglowanie zadaniami. Aplikacja taka jak Asana może w tym pomóc – nie jako cudowne rozwiązanie wszystkich problemów, ale jako narzędzie, które realnie ułatwia planowanie, priorytetyzację i utrzymanie porządku w informacjach.

W takim środowisku łatwo zgubić priorytety, a jeszcze łatwiej – szczegóły, które decydują o jakości pracy. Asana nie rozwiąże wszystkich problemów, ale może stać się twoim „centrum dowodzenia” – miejscem, w którym wszystkie zadania, terminy i ustalenia są uporządkowane oraz widoczne wtedy, kiedy ich potrzebujesz.

Od razu chcę zaznaczyć – w przypadku naszej fundacji Asana dobrze sprawdza się w pracy osób łączących różne zadania i projekty (w tym jako wsparcie dla zarządu). Nie pracuje na niej cały zespół – liczy on 11 osób, a na stałe z Asany korzysta 5. Nowe narzędzie pracy nie musi być rewolucją w całej organizacji.

Asana, czyli co?

Asana może ci się skojarzyć z jogą – i słusznie. W jodze asana to określony sposób ustawienia ciała, który sprzyja równowadze, skupieniu i stabilności. Twórcy Asany (byli pracownicy Facebooka – Dustin Moskovitz i Justin Rosenstein) wybrali tę nazwę jako metaforę dla narzędzia, które ma pomóc zespołom „przyjąć dobrą pozycję” do pracy – uporządkować zadania, ustawić priorytety i pracować w harmonii, bez zbędnego napięcia i chaosu.

Korzystając z Asany na co dzień, znalazłam inną metaforę: traktuję Asanę jako połączenie kalendarza, notatnika i tablicy korkowej – tyle że wspólnej dla całego zespołu. Tak jak w kalendarzu zaznaczysz ważne terminy, w notatniku zapiszesz pomysły i ustalenia, a na tablicy przypniesz karteczki z priorytetami, tak w Asanie robisz to wszystko w jednym miejscu i od razu widzą to inni, którzy są w to zaangażowani. Co ważne – masz też swoją prywatną przestrzeń „Moje zadania”, niewidoczną dla innych. To trochę jak szuflada w biurku, do której tylko ty masz klucz – możesz tam planować swoje kroki, zbierać notatki i pomysły, zanim zdecydujesz się je pokazać zespołowi.

Ale przejdźmy do konkretów – czym właściwie jest Asana i jak może ci pomóc?

Dlaczego warto rozważyć Asanę w PES

Asana to internetowa platforma do zarządzania zadaniami i projektami. Można z niej skorzystać w przeglądarce internetowej lub ściągnąć aplikację – jest dostępna na komputer i na telefon, możesz korzystać z obu jednocześnie, w zależności, czy jesteś w biurze, czy w terenie.

Co ważne, Asana w wersji bezpłatnej daje wystarczający zestaw funkcji dla małych i średnich zespołów: listy zadań, widok tablicy, kalendarz, możliwość przypisywania odpowiedzialnych osób i terminów, dodawania załączników czy komentarzy.

Dzięki temu można:

• trzymać ustalenia i dokumenty w jednym miejscu,

• ograniczyć liczbę maili i telefonów w sprawach, które da się załatwić w uporządkowany sposób bez natychmiastowego kontaktu,

• mieć stały podgląd tego, co dzieje się w kilku obszarach działalności jednocześnie,

• priorytetyzować zadania i ograniczyć poczucie „ciągłego rozproszenia”.

Twoje inne codzienne zadania mogą wyglądać tak:

teraz	dzięki Asanie
wysyłasz maile i oddzielne wiadomości do kilku osób, a część ustaleń jest w notatniku	ustalasz terminy i przypisujesz odpowiedzialne osoby w jednym miejscu
tworzysz osobne pliki lub kartki z notatkami, które giną w stosie dokumentów	zapisujesz na bieżąco pomysły i kwestie do omówienia w komentarzach do zadania
regularnie dopytujesz telefonicznie lub na spotkaniach, „na jakim etapie jesteśmy”	masz aktualny podgląd postępu prac w projekcie
robisz listy zadań dla siebie na kartce lub w osobnej aplikacji, bez połączenia z pracą zespołu	korzystasz z „Moich zadań” do własnej listy priorytetów
przechowujesz listy kontaktów (np. „rezerwowych opiekunek”) w różnych notatkach, plikach lub w pamięci telefonu	tworzysz listę kontaktów w Asanie (np. jako oddzielny projekt) i łatwo ją aktualizujesz
przeglądasz kilka osobnych arkuszy, terminarzy i kalendarzy papierowych	widzisz wszystkie projekty i zadania w Asanie – w kalendarzu, na osi czasu lub liście poukładanej wg terminów realizacji (jak ci wygodniej)
piszesz oddzielnego maila lub dzwonisz, licząc na to, że współpracownik nie zgubi wiadomości lub nie zapomni o ustaleniach	wysyłasz powiadomienie do właściwej osoby, oznaczając ją w zadaniu lub komentarzu do zadania – współpracownik widzi to na liście swoich zadań
za każdym razem tworzysz listy zadań od zera	używasz szablonów projektów do powtarzalnych działań
szukasz dokumentów w różnych folderach, mailach, nie wiesz, gdzie zapisać ciekawe linki	przechowujesz pliki i linki bezpośrednio w zadaniu
organizujesz długie spotkania, na których większość czasu to „odświeżanie” ustaleń	podsumowujesz postępy podczas krótkich przeglądów w Asanie, na spotkaniach skupiacie się na rozwiązywaniu problemów i nowych pomysłach

Jak Asana pomaga w praktyce – przykład

Wyobraź sobie, że za miesiąc organizujesz spotkanie strategiczne. Samo zadanie ma odległy termin realizacji, ale w międzyczasie pojawiają się kwestie, które warto omówić podczas spotkania.

W Asanie tworzysz jedno zadanie „Spotkanie strategiczne” i:

• ustalasz datę,

• dopisujesz na bieżąco komentarze z tematami do omówienia,

• oznaczasz osoby, które powinny się zapoznać z daną kwestią (otrzymują powiadomienie w Asanie lub e-mailem),

• dodajesz pliki i linki, które będą potrzebne w rozmowie.

Efekt? W dniu spotkania masz wszystkie pomysły, dokumenty i ustalenia zebrane w jednym miejscu, bez konieczności przeszukiwania notatek, maili czy arkuszy.

Podobnie można prowadzić rozbudowane, wieloetapowe zadania – dzieląc je w Asanie na mniejsze kroki, z przypisanymi osobami, terminami i bieżącym aktualizowaniem statusu. Dzięki temu każdy widzi, co jest już zrobione, co w toku, a co wymaga decyzji.

Jak korzystamy z Asany w Fundacji Idee Społeczne FIDEES

W FIDEES Asana stała się codziennym narzędziem pracy dla osób działających w kilku obszarach jednocześnie, choć nie korzysta z niej cały zespół – i to też jest w porządku. Jak w każdej organizacji, realizujemy wiele różnych zadań:

• piszemy, wdrażamy i rozliczamy projekty – zarówno własne, jak innych organizacji,

• prowadzimy klub dla osób starszych, z niepełnosprawnościami, z którego korzysta kilkanaście osób, wypożyczalnię sprzętu rehabilitacyjnego oraz biuro rachunkowe dla NGO i firm,

• staramy się też dbać o kwestie strategiczne: tworzyć plany na kolejne lata, poszukiwać nowych ścieżki rozwoju, opracowywać i aktualizować kluczowe dokumenty i procedury.

W czym pomaga nam Asana? Tworzymy projekty dotyczące kwestii wymagających koordynacji działań dwóch lub więcej osób. Nasze wspólne projekty w Asanie dotyczą np.:

• pracy nad konkretnym wnioskiem o dofinansowanie, który aktualnie tworzymy,

• obsługi poszczególnych klientów biura (w zakresie kadr, księgowości, pozyskiwania środków – wszystkie bieżące informacje są w jednym miejscu),

• opracowania konkretnej procedury, dokumentu (np. polityka bezpieczeństwa danych osobowych),

• kwestii wymagających długofalowej pracy, jak pomysły na nowe obszary działań.

Nie wprowadzamy Asany „na siłę” – tam, gdzie działają inne narzędzia (maile, kalendarze Google), zostają one w użyciu.

Co ważne – nadal mamy cotygodniowe spotkania zespołu, a w biurze ustalone dni, kiedy spotyka się zespół biura rachunkowego i zespoły projektowe. Asana nie zastąpi bezpośredniej komunikacji, ale pomaga lepiej się do niej przygotować, mieć wszystkie potrzebne informacje pod ręką i ograniczyć czas poświęcany na „odświeżanie” ustaleń. Nasze spotkania mogą skupiać się na podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów, a nie na porządkowaniu chaosu informacyjnego.

Czy Asana to panaceum na bolączki pracy zespołowej?

Oczywiście nie. Asana jest narzędziem bardzo przydatnym, ale warto pamiętać o kilku rzeczach:

• Nie zastąpi bezpośredniego kontaktu – pilne sprawy (np. nagłe zastępstwa w terenie) i tak wymagają szybkiego telefonu.

• Nie każdy w zespole musi jej używać – opiekunki terenowe mogą w ogóle nie mieć potrzeby logowania się do Asany. Warto ograniczyć wdrożenie do osób, dla których narzędzie faktycznie jest wsparciem. W przeciwnym przypadku Asana w twojej organizacji „umrze śmiercią naturalną”, a ty stracisz tylko czas i energię.

• Wymaga nawyku aktualizowania – żeby Asana była pomocna, trzeba regularnie wprowadzać i uzupełniać informacje (w moim przypadku Asana niemal zastąpiła papierowy kalendarz).

• Może przytłoczyć nowicjuszy – liczba dostępnych funkcjonalności jest całkiem spora, dlatego dobrze zacząć od kilku prostych projektów i stopniowo rozbudowywać.

Jak zacząć korzystanie z Asany?

1. Wyznacz jedną osobę do koordynacji wdrożenia.

2. Zacznij od dwóch–trzech projektów – np. planowanie usług w terenie, przygotowanie wydarzenia, sprawozdanie projektowe.

3. Wprowadź jasne zasady – jak tytułować zadania, ustalać terminy, dodawać komentarze.

4. Przetestuj widoki – lista do codziennych zadań, kalendarz do planowania terminów.

5. Ustal krótkie przeglądy – np. 15 minut w tygodniu na sprawdzenie postępów.

Asana nie zastąpi menedżerskiej intuicji ani dobrej komunikacji w zespole, ale może stać się solidnym wsparciem w codziennej pracy. Pomaga ograniczyć chaos, zmniejszyć liczbę maili i telefonów, utrzymać wgląd w różne obszary organizacji i lepiej panować nad czasem. W sektorze, w którym zadań jest zawsze więcej niż rąk do pracy, to już bardzo dużo.

A ty? Korzystasz w swojej organizacji z innych narzędzi, które ułatwiają zarządzanie? Chcesz się podzielić swoim doświadczeniem? Zapraszamy do kontaktu.

A jeśli chcesz wdrożyć podstawy Asany u siebie, to skontaktuj się z nami – w FIDEES chętnie doradzimy i podpowiemy, od czego zacząć.